Kennst du das Gefängnis der Dringlichkeit?
Wann hast du zuletzt dringende Dinge unter Stress erledigt? Sollte das häufiger vorkommen und von inneren Dialogen wie „Das mache ich morgen …“ oder „Das hat noch Zeit …“ begleitet sein: Lese weiter. Möglicherweise leidest du unter Prokrastination und lässt dich unbewusst ein Stück Lebensqualität entgehen. Das Fatale an Aufgaben, die wir vor uns herschieben, ist, dass sie bis zur Erledigung latent vorhanden sind und uns wertvolle Energien kosten. Im Hinterkopf sind sie permanent präsent und vermiesen uns das Glas Wein am Abend auf der Terrasse durch rotierende Gedanken. Alles Wichtige, was wir lange genug schieben, wird irgendwann dringend. Dies führt im Extremfall zu einem Modus der Abarbeitung dringender Dinge. Die aktuell wichtigen Aufgaben, die uns wirklich weiterbringen würden, bleiben auf der Strecke, bis auch diese dringend werden. Willkommen im Gefängnis der Dringlichkeit!
Der erste Schritt in Richtung Freiheit ist die Frage: Was tue ich und warum? Stelle alles, was du tust, auf den Prüfstand. Was passiert, wenn du etwas einfach weglässt? Manchmal tun wir Dinge aus reiner Gewohnheit, weil wir es schon immer so getan haben. Nachdem du einen Überblick hast, was wirklich wichtig ist, stellt sich die nächste Frage: Muss ich das tun oder wer kann das übernehmen? Erfahrungsgemäß beschäftigen sich Unternehmer und Führungskräfte häufig mit Aufgaben, die an Mitarbeiter oder externe Dienstleister delegiert werden können und dadurch Zeit und Raum für die Arbeit am statt im Unternehmen schaffen.
Eat the Frog first
Nachdem du Klarheit über dein Was und Warum hast, geht es nun darum, die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll zu nutzen: Erledige Dinge, die maximal fünf Minuten dauern, sofort! Dadurch ersparst du dir unnötig langes Beschäftigen mit Kleinigkeiten. In der Zeit, in der du diese Tätigkeit in deinen Kalender oder deine To-do-Liste einträgst, ist sie bereits getan und aus dem Sinn.
Aufgaben, die länger als fünf Minuten in Anspruch nehmen, benötigen einen festen Termin im Kalender, um der Dringlichkeitsfalle zu entgehen. Notiere dazu den nächsten Schritt, der zu tun ist. Dadurch versetzt du dich in die komfortable Lage, bei Eintritt des Termins sofort ins Tun zu kommen. Das A und O für den Erfolg dieses Vorgehens ist eine verbindliche Vereinbarung mit sich selbst: Verschiebe jede Aufgabe maximal ein Mal!
Frage dich jeden Morgen, was für dich die unangenehmste Aufgabe ist, die heute ansteht. Je früher du genau diese angehst, desto besser wird dein Tag. Tue es, wenn möglich, sofort! Dieses Prinzip nennt sich „Eat the Frog first“ und macht dich frei. Der erste grüne Haken des Tages versetzt dein Gehirn in die richtige Stimmung. Alles, was danach kommt, wird leichter, da das Unangenehmste des Tages ja bereits vom Tisch ist. Das Beherzigen dieser drei Tipps ermöglicht dir den Luxus der goldenen Stunde: Reserviere dir täglich eine Stunde für deine Ziele. In dieser Zeit beschäftigst du dich ausschließlich mit Themen, die dich und dein Unternehmen wirklich weiterbringen. Optimalerweise bist du währenddessen offline und für niemanden erreichbar. Du magst jetzt vielleicht denken: Das geht nicht! Sei es dir selbst wert und probieren es aus, z.B. für einen Zeitraum von drei Wochen. Wahrscheinlich wirst du deine goldene Stunde des Tages zu schätzen wissen und nicht mehr missen wollen.
Ist Wissen Macht?!
Nun weist du so einiges über den Ausstieg aus dem Gefängnis der Dringlichkeit. Das ist der erste wichtige Schritt. Tatsächliche Veränderung beginnt jedoch mit dem nächsten Schritt: dem Handeln. Erst wenn du gewonnene Erkenntnisse umsetzt, wirst du in den Genuss von Verbesserungen kommen: Angewandtes Wissen ist Macht! Mache dir Folgendes bewusst: Es ist ein Prozess, der Disziplin und Geduld erfordert. Es dauert circa 30 bis 60 Tage, bis sich neue Verhaltensweisen zu einer Gewohnheit etablieren. Ein Weg, der sich lohnt.
